Cómo constituir una empresa. Parte 2.

En nuestra entrega anterior hablamos de los pasos a seguir para constituir una empresa en México. En esta ocasión hablaremos de quién debe hacerlo y cuándo es el momento para realizar las actividades que te permitirán darle forma a tu negocio.

 

El primer paso es crear el “nombre de tu empresa”, cuando lo tengas deberás acudir a la Secretaría de Economía (SE) para solicitar la autorización de ese nombre, dicha solicitud la puedes hacer tú mismo de manera presencial en las oficinas de la SE o en las Delegaciones y Subdelegaciones de dicha Secretaría; o bien, a través del portal de la SE, ya que es un trámite gratuito donde deberás:

 

1. Ingresar a la sección “Tu empresa” y completar los datos requeridos.
2. Aceptar términos y condiciones.
3. Solicitar tu denominación o razón social (el nombre).

 

En un máximo de 2 días hábiles recibirás la respuesta de autorización, misma que deberás firmar con tu e.firma e imprimir como constancia de autorización de denominación o razón social.

 

Una vez que tengas la autorización del uso del nombre, es momento de crear “el Acta Constitutiva”, para ello deberás acudir ante un Notario Público, salvo tratándose de las Sociedades por Acciones Simplificada (se constituyen con un solo socio) ya que éstas se crean de manera electrónica en un aplicativo de la SE.

 

Si acudes ante Notario Público, debes cumplir como mínimo lo siguiente:

 

1. Describir las actividades en las que se enfocará tu empresa; es lo que será el objeto social.
2. Nombre, domicilio, nacionalidad de los fundadores de la sociedad, así como de los representantes legales de la misma.
3. Aportación de capital de los socios.
4. Tipo de sociedad mercantil que representará a tu empresa.
5. La aprobación de razón o denominación social de la SE.
6. Domicilio de la sociedad.
7. Duración de la sociedad y bajo qué casos podría ser disuelta; así como las reglas para liquidar la sociedad.
8. Datos de las personas que formarán el consejo de administración (presidente, secretario, tesorero, vocal o vocales y suplentes de cada cargo) si esa es la manera en que se administrará y/o quién desempeñará el papel de comisario.

 

Cuando tengas el acta constitutiva, deberás inscribirla en Servicio de Administración Tributaria (SAT), donde obtendrás el número de Registro Federal Contribuyente (RFC) y su cédula de identificación fiscal.

 

Dicho registro, ¿quién debe hacerlo? ante la demora y lo complejo que actualmente es que el SAT otorgue una cita, se sugiere que sea el Notario quien efectué dicha inscripción, ya que en un aspecto práctico te ahorra molestias, tiempo y dinero, por las vueltas que hay que dar a las oficinas de la autoridad y porque eso puede significar un periodo de tiempo aproximado de 2 o 3 meses, solo para dicha inscripción.

 

Toda vez que se trata de un aviso ante el SAT en el que se le informará que ha nacido una empresa, dicha autoridad requiere que se le informe cuál será el domicilio en el que se llevará a cabo la administración de la empresa o su operación; de ahí que sea necesario asignar un domicilio, para ello, hay que demostrar que el mismo es donde estará la empresa con un documento, puede ser: contrato de arrendamiento, comodato (préstamos del local) o sólo con el comprobante de domicilio; esto es lo que se constituye como el domicilio fiscal.

 

Una vez que cuentes con tu Acta Constitutiva y el RFC, lo siguiente será efectuar la inscripción del acta ante el Registro Público de la Propiedad y Comercio, mediante la cual la empresa obtiene el folio mercantil que identifica a la sociedad.

 

La inscripción también podrá hacerlo el Notario Público ya que es parte de los servicios que debe realizar; nosotros hacemos el seguimiento para constar que así lo hagan, hasta que nos entreguen la constancia documental de dicho registro en el que constará la fecha y hora del registro así como el número de éste.

 

Dicho trámite se realiza físicamente ante las oficinas del Registro Público de Comercio de la entidad federativa correspondiente o de manera electrónica el fedatario público autorizado gestiona el trámite a través del Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER 2.0). La falta de esta inscripción da lugar a que las sociedades mercantiles sean consideradas irregulares.

 

Posteriormente llega el momento de generar la Firma Electrónica de tu empresa, para lo cual se requiere generar una cita, a través del portal de la autoridad (lo que en la actualidad puede llevar meses obtener alguna) en la que tiene que asistir el representante legal de manera presencial; quien, además, debe contar con su firma electrónica (personal) vigente.

 

El día de la cita, la autoridad valida que el representante legal tenga facultades para actuar y se corrobora que exista el domicilio, para ello habrá que compararlo con un comprobante de domicilio a nombre de la empresa, puede ser un estado de cuenta bancario o el contrato de arrendamiento o comodato a nombre de la misma.

 

¿Quién debe hacerlo? Es importante que para este tipo de gestiones, te allegues de un equipo experto en el tema, en Marcos Gutiérrez, generamos y estamos pendientes de obtener la cita ante el SAT, ese proceso se hace desde el portal web de la autoridad y es una actividad que hay que estar realizando en diversos momentos del día. Una vez que se cuenta con la cita debe acudir la representante legal; además, les ayudamos a integrar la documentación a presentar y les acompañamos a la cita.

 

Asimismo, realizamos el acompañamiento para la apertura de la cuenta o cuentas bancarias para que tu empresa pueda realizar sus actividades económicas, la cual podrá ser realizada hasta el momento en que ya se cuente con el RFC y la FIIEL.

 

Algunos bancos dan la facilidad de iniciar los trámites de apertura de cuenta bancaria en pesos, con los registros relativos a la propiedad y al de contribuyentes; una vez obtenida la firma electrónica se procede a la apertura de cuenta en dólares. Algunas instituciones financieras no aperturan ninguna cuenta hasta que no se obtenga la firma electrónica.

 

¿Quién debe hacerlo? Nosotros les asistimos con todas las gestiones necesarias para que sólo se presente la representante legal a la firma de la apertura, atendemos toda la gestión para el dictamen y la visita en el domicilio, nos coordinamos con el personal del banco y estamos pendientes hasta que se apruebe y la apertura de la cuenta se firme; lo anterior, a efecto de distraerles lo menos posible en todas estas gestiones.

 

Como parte del proceso de apertura; primero, el banco hace un dictamen para determinar si es viable o no la apertura; después, funcionarios del banco acudirán al domicilio a efecto de verificar que se real y que el mismo cuente con los elementos necesarios que debe reunir un domicilio en donde se realizan actividades económicas. Una vez que el banco se constata de la veracidad del domicilio, hace entrega de los elementos de la cuenta (chequera, tarjeta de débito, tokens para el acceso a la banca electrónica).

 

De no ser corroborado el domicilio, la cuenta es cancelada y hay que iniciar el proceso nuevamente.

 

Finalmente, el paso de inscribir a tu empresa ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, deberá ser llevado a cabo una vez que se cuenta con los registros necesarios mencionados con anterioridad (en el registro público, el RFC y la cuenta bancaria para operar). A través del registro patronal, la autoridad de seguridad social identificará el carácter de patrón y sujetos obligados al cumplimiento de obligaciones de seguridad social; registro que además, permitirá inscribir a los trabajadores de tu empresa en el sistema de seguridad social.

 

Es un trámite administrativo que se lleva a cabo, por parte de un equipo contable, quien no solo se encargará de generar el registro patronal sino también a integrar al mismo a los trabajadores con los que se cuenten, en caso de que ya se contara con los mismos.

 

Es así como, si continuas en el camino de emprender la creación de tu empresa y requieres de asesoría o profundizar del tema, con gusto nuestro grupo de expertos puede asesorarte.

 

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