ME CAYÓ EL CHAHUISTLE. PARTE 2.
Estoy en auditoría fiscal. ¿Qué hago?
Parte 2.
Una vez que la autoridad fiscal notifica el inicio de una revisión a la contabilidad hay que realizar acciones inmediatas; por ejemplo:
- Conocer la situación real.
El ser sujeto a una revisión no es obra de la casualidad; en la actualidad, la autoridad fiscal tiene elementos, casi en tiempo real, sobre la actividad y situación de los entes económicos, por ende, es muy fácil identificar inconsistencias que detonan la revisión; por ejemplo, presentación tardía de las declaraciones, pago nulo de retenciones, facturación inconsistente o demasiadas declaraciones complementarias.
Hay dos rubros sobre los que se debe tener claridad; importe total de ingresos y de gastos, los números no mienten; por ejemplo, si ingresó un millón de pesos y gastó doscientos mil no hay razón por la que no haya pagado impuestos; pues en ese caso el contador en realidad es mago.
No hay mayor engaño que el que uno se hace; ante una revisión, lo urgente es saber cuales son mis números para tener clara la contingencia que vendrá; a efecto de estar preparado y saber qué acciones tomar en consecuencia.
- Asignar personal capacitado.
Los auditores conocen las debilidades de los pagadores de impuestos, están acostumbrados a lidiar con malos tratos, groserías e incluso a recibir agresiones de los contadores de las empresas, con la intención de obstaculizar su trabajo; todo eso es en perjuicio del revisado.
Atender una auditoría no se trata sólo de entregar información y luego, esperar que la fortuna nos acompañe y que el resultado, al final, sea benévolo, pues hay muchos factores que pueden influir en el resultado.
Es común que la autoridad fiscal solicite información de manera “económica” sin un requerimiento oficial o bien, sin saber la razón de ello; de no tener cuidado, al “cumplir” con ello, en ocasiones se pierden oportunidades importantes de defensa; muchas veces se convalidan actuaciones ilegales de los auditores o bien, se les entrega información que probablemente no estaríamos obligados a dar.
Antes de realizar la entrega de documentación e información se debe tener certeza de cómo hacerlo y de su alcance, para lo cual, no se puede confiar en un auxiliar contable o en el encargado de los recursos humanos; muchas veces, ni siquiera en el dueño del negocio.
No es suficiente que el personal que atienda la auditoria sea contador o abogado, debe tener conocimientos especializados en los temas de auditoría; además, ciertas cualidades personales que ayuden a la gestión de la revisión; por ejemplo, alta tolerancia a la frustración, un carácter firme pero apacible, conciliador y con una mente abierta a la creatividad.
- Revisar los elementos que sustentan la contabilidad.
Es común encontrar empresas que llevan una adecuada gestión en el registro contable; cumplen debidamente con el pago de las contribuciones; sin embargo, no cuentan con el soporte debido de las operaciones que realizan como entes económicos.
Si estoy siendo auditado debo saber, con claridad, cuales son los elementos probatorios con los que cuento para respaldar las operaciones que realicé; sin dichos elementos, es probable que la autoridad pretenda que no se realizaron las operaciones que se encuentran en mis registros; el tener claridad de los elementos permitirá saber el nivel de fortaleza con el que cuento.
Aquí cobra relevancia el actuar del experto en derecho, ya que es él, el capacitado para verificar el debido sustento e incluso tener con claridad cual será el alcance que la autoridad les pueda otorgar en el procedimiento de auditoría y el que podrían tener en caso de acudir a un medio de defensa posterior.
Es común que las empresas no cuenten con los elementos que se listan:
- Libros corporativos;
- Registros actualizados de proveedores y clientes;
- Contratos debidamente firmados, protocolizados y con anexos;
- Cotizaciones, bitácoras, actas de entrega y diversos registros;
- Videos o fotografías de la operación;
- Manuales de procedimientos;
- Concentrado de comunicaciones escritas o electrónicas (memorandos, cartas, e mails, circulares, entre otras).
El carecer de estos elementos, en poco ayuda tener un adecuado control y registro contable, pues es como tener un auto ultimo modelo sin motor.
Conclusión.
Si usted no conoce la situación real de su empresa; y ante una revisión fiscal no asigna al personal adecuado para su atención y no cuenta con los elementos precisos, se encuentra en un alto grado de vulnerabilidad que le costará mucho más dinero del que debería.
Si no está en auditoría fiscal; sea sabio, prudente y digno de dirigir su negocio; así que tome las medidas necesarias para estar en las mejores condiciones.
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